DMS, Office und Signatur.
Vereint in euren Ordnern.
Jetzt wird entwickelt.
Aus über 15 Jahren DMS-Consulting und Softwareentwicklung entsteht 
.
Warum machen es uns die alten DMS-Riesen so kompliziert?
Zeit, die Software-Dinosaurier aussterben zu lassen!
Starre Datenbank-Archive
Komplexe Urgesteine des Software-Marktes. Sie zwingen euer Team in abstrakte Masken, bei denen jedes Dokument mühsam von Hand verschlagwortet werden muss. Wochenlange Einführungsschulungen und fünfstellige Consultant-Kosten sind hier die Regel – die Mitarbeiterakzeptanz ist von Tag eins an auf dem Nullpunkt.
Reine Cloud-Festplatten
Diese Speicher bieten zwar einfache Ordner, bleiben am Ende aber nur "dumme" digitale Ablagen ohne intelligentes Inhaltsverständnis. Ohne automatisierte Prozesse versinkt eure IT im permanenten Daten-Chaos. Es fehlen jegliche native Revisionssicherheit, automatische Versionierungen und GoBD-Compliance.
Das Tool- & Lizenz-Chaos
Um die Lücken der alten Systeme zu schließen, kaufen Unternehmen unzählige teure Einzellizenzen: Ein Tool für digitale Signaturen, ein separates Firmen-Wiki, ein Online-Office und eine Workflow-Software. Das Ergebnis: Daten liegen verstreut, Mitarbeiter wechseln permanent die Tabs und die Software-Kosten explodieren.
Das dreifache Herzstück von
Erreicht maximale Produktivität ab Tag eins – komplett ohne teure Consultants, lange Planung oder Einarbeitungszeit. octodox vereint die Wünsche von Teams, Geschäftsführung und IT in einem einzigen, perfekten System
Echte Mitarbeiter-Akzeptanz
Das emotionale Herzstück: Keine Schulung nötig. Euer Team arbeitet einfach in der gewohnten Ordnerstruktur weiter.
octodox zwingt eure Mitarbeiter in keine abstrakten Masken oder komplizierten Datenbank-Strukturen, sondern schmiegt sich flexibel an eure gewohnten Prozesse an. Dokumente werden blitzschnell direkt im DMS erstellt, bearbeitet und per gesichertem Link flexibel geteilt.
Lückenlose Compliance
Das regulatorische Herzstück: GoBD-Archivierung, Revisionssicherheit und absolute Datenhoheit vollautomatisch im Hintergrund.
Schützt euer Unternehmen kompromisslos vor Fehlern und Prüfungen. octodox überwacht jeden Datenstrom im Hintergrund. Jede kleinste Änderung, jede Freigabe und jeder Zugriff wird revisionssicher festgehalten, um Admins und Geschäftsführern jederzeit rechtlich den Rücken freizuhalten.
Enterprise-Performance
Das technische Herzstück: Grenzenlose Skalierbarkeit und kompromisslose Millisekunden-Geschwindigkeit.
Wie das blaue Blut des Oktopus unter Extrembedingungen Höchstleistung bringt, bleibt die EM-Infrastruktur von octodox unter jeder Last absolut stabil. Das System ist von Grund auf für riesige Datenmengen konzipiert und liefert auch bei Millionen von Dokumenten Antworten in Echtzeit.
Der achtarmige Workspace von
Schluss mit dem Tool-Chaos: octodox bündelt acht clevere Module direkt im Browser und entlastet euer Team spürbar im Arbeitsalltag. Unser neuer, ganzheitlicher Ansatz ersetzt teure Einzellizenzen und nimmt euren Mitarbeitern die tägliche Routinearbeit ab für einen fließenden, intuitiven Workflow.
1. Kontextbasierte KI-Suche
Schluss mit der endlosen Suche nach starren Keywords. Unsere kontextbasierte KI findet Inhalte logisch nach Sinn, legt Dokumente automatisch mit den richtigen Metadaten am passenden Platz ab und liefert Ergebnisse in Millisekunden.
2. Nahtloses Co-Working
Schluss mit manuellem Up- und Download. Bearbeitet Office-Texte und Tabellen zeitgleich im Team direkt im Browser und erstellt neue Dokumente blitzschnell aus zentralen Firmenvorlagen.
3. Das interaktive Team-Wiki
Kein Suchen in alten Chats. Das integrierte Wiki verbindet Handbücher und Onboarding-Prozesse direkt mit eurer Ordnerstruktur – gestützt durch eine intelligente KI-Vektorsuche.
4. Kein Versions-Chaos mehr
octodox speichert jede Änderung vollautomatisch als saubere Zwischenversion. Eine lückenlose Historie dokumentiert unmanipulierbar jeden einzelnen Zugriff.
5. BPMN-Workflows & Formulare
Über digitale Formulare erfasst ihr Daten im Handumdrehen, während die integrierte BPMN-Engine Freigaben und Rechnungsprüfungen vollautomatisch steuert.
6. Digitale Signaturen
Kein Ausdrucken, Scannen oder Postversand. Mit integrierten digitalen Signaturen (AES/FES) unterzeichnet ihr und eure Kunden Verträge oder Angebote rechtssicher mit nur zwei Klicks.
7. Grenzenlose Konnektivität
octodox ist euer zentraler Datennerv. Dank vollwertiger REST-API, Webhooks und nativer Integration zu n8n und Make werden Daten blitzschnell an Tausende eurer Lieblings-Apps weitergereicht.
8. Autonome Beleg-Abholung
Die nahtlose Postfach- und Schnittstellen-Integration scannt eure Mails und Lieferantenportale komplett selbstständig. Rechnungen fließen ohne euer Zutun direkt ins DMS und die Buchhaltung.
1. Kontextbasierte KI-Suche
Schluss mit der endlosen Suche nach starren Keywords. Unsere kontextbasierte KI findet Inhalte logisch nach Sinn, legt Dokumente automatisch mit den richtigen Metadaten am passenden Platz ab und liefert Ergebnisse in Millisekunden.
2. Nahtloses Co-Working
Schluss mit manuellem Up- und Download. Bearbeitet Office-Texte und Tabellen zeitgleich im Team direkt im Browser und erstellt neue Dokumente blitzschnell aus zentralen Firmenvorlagen.
3. Das interaktive Team-Wiki
Kein Suchen in alten Chats. Das integrierte Wiki verbindet Handbücher und Onboarding-Prozesse direkt mit eurer Ordnerstruktur – gestützt durch eine intelligente KI-Vektorsuche.
4. Kein Versions-Chaos mehr
octodox speichert jede Änderung vollautomatisch als saubere Zwischenversion. Eine lückenlose Historie dokumentiert unmanipulierbar jeden einzelnen Zugriff.
5. BPMN-Workflows & Formulare
Über digitale Formulare erfasst ihr Daten im Handumdrehen, während die integrierte BPMN-Engine Freigaben und Rechnungsprüfungen vollautomatisch steuert.
6. Digitale Signaturen
Kein Ausdrucken, Scannen oder Postversand. Mit integrierten digitalen Signaturen (AES/FES) unterzeichnet ihr und eure Kunden Verträge oder Angebote rechtssicher mit nur zwei Klicks.
7. Grenzenlose Konnektivität
octodox ist euer zentraler Datennerv. Dank vollwertiger REST-API, Webhooks und nativer Integration zu n8n und Make werden Daten blitzschnell an Tausende eurer Lieblings-Apps weitergereicht.
8. Autonome Beleg-Abholung
Die nahtlose Postfach- und Schnittstellen-Integration scannt eure Mails und Lieferantenportale komplett selbstständig. Rechnungen fließen ohne euer Zutun direkt ins DMS und die Buchhaltung.
Wir erfinden das Rad nicht neu.
Wir machen es rund.
ist kein theoretisches Experiment. Unser Konzept ist das direkte Ergebnis aus jahrelanger Praxis-Erfahrung an der Front des digitalen Büros. Wir haben die technologische Basis von Grund auf so entwickelt, optimiert und unter Volllast getestet, dass sie den realen Schmerzpunkten von Unternehmen standhält. Das Ergebnis: Ein absolut ausgereiftes Fundament, das jetzt die nächste Evolutionsstufe erreicht.
Die neun technologischen Gehirne von
Neun hochentwickelte, intelligent ineinandergreifende Core-Module bilden eine lückenlose IT-Infrastruktur direkt in eurem Browser. Unser technischer Ansatz vereint hochperformante, zukunftssichere Eigenentwicklungen nahtlos mit weltweit bewährten Enterprise-Systemen wie Collabora Online und Flowable.
1. All-in-One Cloud-Architektur
Bündelt alle Dokumenten-, Benutzer- und Datenströme in einer zentralen, hochskalierbaren Cloud-Infrastruktur. Gehostet auf kompromisslos DSGVO-konformen, ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland. Ausgelegt auf maximale Ausfallsicherheit, ununterbrochene Hochverfügbarkeit und extremen Datendurchsatz.
2. Deep AI Cognitive Search Engine
Versteht echte Satzkontexte statt starrer Metadaten. Die Deep-AI-Engine führt eine vollautomatische OCR-Texterkennung durch, extrahiert wichtige Werte (wie Fristen oder Beträge) und strukturiert Dokumente ohne manuelles Zutun.
3. Co-Working & Native Creation Core
Ermöglicht echtes, zeitgleiches Bearbeiten von Texten und Tabellen direkt im Browser. Durch die tiefe Integration von Collabora Online entfallen lokale Synchronisationskonflikte, Dateisperren oder lästige Up- und Downloads.
4. Team-Brain Vector Database
Überführt euer internes Firmenwissen, Handbücher und Onboarding-Prozesse in eine hochmoderne Vektordatenbank. Direkt verknüpft mit eurer DMS-Ordnerstruktur – bereit für intelligente, KI-gestützte Wissensabfragen (RAG) in Echtzeit.
5. Compliance & Security Guard
Garantierte Revisionssicherheit nach GoBD-Richtlinien. Jede kleinste Dateiänderung wird automatisch im Hintergrund versioniert. Ein unmanipulierbarer, lückenloser Audit-Trail dokumentiert jeden Systemzugriff für maximale Compliance.
6. BPMN 2.0 Process Engine
Native Ausführung von standardisierten BPMN-Prozessketten. Steuert Freigabeläufe und Rechnungsprüfungen vollautomatisch, während integrierte Webformulare strukturierte Datensätze direkt im Kernsystem validieren.
7. Automation Integration Node
Dedizierte, tiefenintegrierte Nodes für Flowable, n8n und Make ermöglichen ereignisgesteuerte Low-Code-Automatisierungen. Daten werden ohne spürbare Latenzen zwischen euren Systemen synchronisiert.
8. Developer REST-API Hub
Entwicklerfreundliche, lückenlos dokumentierte Programmierschnittstelle mit bidirektionalen Webhooks. Erlaubt die nahtlose, tiefe Anbindung an bestehende Enterprise-ERP- und CRM-Systeme zur automatischen Datenabfrage.
9. Smart Ingestion & Trust Core
Automatisierte Beleg- und Rechnungsextraktion per nativer GetMyInvoice-Anbindung und Postfach-Parsing, kombiniert mit eIDAS-konformen digitalen Signaturen (AES/FES) zur medienbruchfreien Vertragsabwicklung.
Euer gesamtes Büro in einem System
Warum jeden Monat für vier verschiedene Programme bezahlen, wenn ein einziges System alles erledigen kann? octodox vereint Dokumentenablage, native Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie digitale Signaturen auf einer zentralen Plattform. Ihr spart euch das Tool-Chaos und teure Zusatz-Lizenzen.
4 getrennte Software-Lizenzen
Das herkömmliche, teure Software-Chaos im Büro.
Ein Login. Eine Plattform.
Alle Funktionen nahtlos an einem einzigen Ort vereint.
Eure Dokumente. Eure Server. Volle Kontrolle.
Datensicherheit und gesetzliche Compliance stehen bei octodox an erster Stelle. Alle Dokumente und Prozesse werden standardmäßig nach Bankenstandard verschlüsselt. Ihr entscheidet flexibel über das Bereitstellungsmodell: Wählt unsere hochsichere, ISO-zertifizierte Cloud-Infrastruktur mit Serverstandort in Deutschland oder betreibt das System vollständig autark als On-Premise-Lösung auf euren eigenen Servern.
Was fehlt euch in eurem aktuellen DMS?
Wir bauen octodox für die Praxis. Teilt eure Ideen, Wünsche oder Schmerzpunkte mit uns und gestaltet das DMS der Zukunft aktiv mit.
Verfolgt den Aufbau live.
Wir entwickeln octodox transparent und von Grund auf neu. Schaut uns auf TikTok über die Schulter, wie wir das DMS coden, Features testen und die Plattform live aufbauen. Sichert euch gleichzeitig einen Platz auf der exklusiven Beta-Warteliste.